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PMO: tudo sobre a gestão eficiente de projetos

Do inglês Project Management Office, o PMO atua como um escritório de projetos (ou departamento), fundamental para garantir que empresas que lidam com grande volume de projetos simultaneamente obtenham os melhores resultados, com planejamento adequado e mitigação de riscos, como veremos mais adiante.

Confira conosco a importância dos processos de gerenciamento de projetos desde o surgimento de um novo projeto até a sua finalização.

Antes, porém, você sabe o que é exatamente um projeto?

Um projeto é um esforço temporário que tem como finalidade um resultado único e possui recursos delimitados.

Para realizar qualquer projeto na nossa vida, seja um projeto de uma viagem, a construção de uma casa ou a realização de um serviço, por exemplo, é necessário que haja planejamento desde o início. 

Desse modo, o PMO auxilia com ferramentas e metodologias para que seja possível alcançar o objetivo, mapeando todos os requisitos necessários, premissas, restrições, riscos, partes interessadas, qual será o plano de comunicação, além de monitorar todo o ciclo de vida do projeto para que seja executado dentro do planejado. 

O PMO estrutura projetos em cinco fases que são: a iniciação, o planejamento, execução, monitoramento e controle e o encerramento. Confira a seguir!

Fase 1: Iniciação

A fase de Iniciação dentro do Gerenciamento de Projetos se refere a oficialização da abertura do projeto, na qual o PMO contempla o escopo preliminar com as principais tarefas a serem executadas para atingir seu objetivo principal, com estimativas de tempo, custo, prazo, além de identificar as partes interessadas, que são todas as pessoas envolvidas nesse projeto

Fase 2: Planejamento do projeto

O objetivo dessa etapa é detalhar o que foi definido na fase de iniciação, exigindo que o escopo seja esmiuçado, estudado e definido por partes.  

Nessa fase, o PMO estabelece qual o valor do investimento e o prazo do projeto, como o trabalho será organizado, a estratégia de comunicação, os membros da equipe que irão executá-lo, sendo que devem ser escolhidos de acordo com as habilidades que possuem e as necessidades da proposta.  

É durante o Planejamento também que montamos uma estrutura para a revisão e controle do plano.

Fase 3: Execução do projeto 

Nesta fase é necessário que a execução seja realizada conforme as informações contidas nos documentos elaborados, onde as tarefas foram atribuídas aos integrantes da equipe, de acordo com funções e especialidades. 

Fase 4: Controle e monitoramento do projeto

Na fase de controle e monitoramento do projeto, a gestão de projetos faz o controle para prevenir e mitigar possíveis variações ocorridas durante a execução do projeto.  

Para identificá-las, realiza-se análise comparativa entre o que foi concretizado com as linhas de base de prazo, escopo e custo determinados no planejamento. 

Fase 5: Encerramento do projeto

O processo de encerramento consiste em oficializar o encerramento do projeto. Para oficializar o encerramento, o PMO, juntamente com a equipe técnica, documentará tudo o que foi entregue

Com a aceitação da equipe que validou o plano de gerenciamento do projeto na etapa de planejamento, o projeto é então, declarado como concluído. 

Mas afinal, quais as vantagens do PMO?

Quando aplicado corretamente, o PMO:

  • Permite o monitoramento dos riscos; 
  • Fornece subsídios para a tomada de decisões; 
  • Potencializa o engajamento do time; 
  • Permite a implementação de ações preventivas; 
  • Minimiza o surgimento de situações não previstas durante a execução dos trabalhos; 
  • Antecipa situações, possibilitando a implementação de ações preventivas e corretivas, a fim de evitar que estas não se consolidem como problemas; 
  • Disponibiliza orçamentos referentes aos investimentos necessários; 
  • Potencializa o controle gerencial de todas as fases de implementação; 
  • Permite o controle apurado de processos; 
  • Possibilita gerenciar o cronograma do projeto; 
  • Permite o tratamento de eventuais mudanças que forem decorrentes de modificações no mercado ou no ambiente competitivo
  • Assim como também otimiza a alocação de pessoas e recursos no projeto.

Vale ressaltar que cabe ao PMO ser o grande facilitador do aculturamento e gerenciamento de projetos na empresa.

E é por tantos benefícios que a Trade Technology conta com um time de PMO que garante a eficiência, assertividade e padrão de qualidade em nossos projetos em Consultoria, Infraestrutura e Ciência Cognitiva.

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